Як повинні зберігатися трудові книжки під час війни та чи потрібно їх роздавати на руки
Війна визначає для роботодавців особливі умови, які великою мірою стосуються зберігання документів, зокрема трудових книжок. Цілком зрозумілі побоювання співробітників щодо надійності такого зберігання, враховуючи те, як швидко й жахливо розвивалися події на початку російської агресії. Проте, у будь-якій ситуації треба діяти, перш за все, відповідно до вимог закону, а як саме розповідає головний юрист П’ятихатського бюро правової допомоги Валентин Косян.
Отже, жодних особливих умов зберігання трудових книжок працівників правовий режим воєнного стану не визначає. Змін з цього приводу законодавство не містить. Зберігати трудові книжки працівників має підприємство, на якому вони працюють. Видавати трудову книжку потрібно обов’язково лише у випадку, якщо працівник звільняється. Це передбачає пункт 3 Працівник має поставити підпис про отримання трудової книжки:
- в особовій картці (типова форма № П-2, затверджена у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Підстава – пункт 7.1 Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладено на керівника підприємства, установи, організації.
Роботодавець на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України вносить дані в розділі «Відомості про трудові відносини робітника» про найманого працівника та завантажує скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, що також підтверджують стаж (це можуть бути також документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток тощо).
Після подання роботодавцем необхідних даних та завантаження документів, Пенсійним фондом України проводиться перевірка та в разі відсутності зауважень паперова версія стає непотрібною, і буде зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.
